ERP và WEB Thương mại điện tử hoàn toàn là hai nền tảng khác nhau với những tiện ích và kiến trúc khác nhau. Giờ đây, việc tích hợp ERP và Web Thương mại điện tử là xu hướng đem lại lợi ích cho tổ chức (Bán hàng, Tiếp thị, CNTT, Dịch vụ vận hành và dịch vụ khách hàng).
Câu hỏi đặt ra là việc đồng bộ này sẽ gặp phải các trở ngại gì và giải pháp cho vấn đề sẽ như thế nào? Để giải quyết được câu hỏi
này, chúng ta phải đặt ra mục đích của việc tích hợp.
- Website có cần đồng bộ dữ liệu về giá, kho hàng hay không?
- Có chức năng kiểm tra hàng còn hay hết theo địa điểm? (Áp dụng với một số website có tính năng kiểm tra hàng theo điểm bán)
- Chỉ cần đồng bộ từ web sang ERP (khi có đơn hàng mới, khách đăng ký thành viên) hay ERP sẽ đồng bộ ngược lại website (đồng bộ mua hàng offline khi khách đăng nhập online)
Dựa vào các mục đích trên, các loại dữ liệu thường được sử dụng để đồng bộ giữa phần mềm ERP và website sẽ bao gồm
- Khách hàng (thông tin đăng nhập, số điện thoại, địa chỉ, …)
- Đồng bộ giá sản phẩm
- Hàng đơn hàng
- Chương trình khuyến mại.
- Phí Vận chuyển / Giao hàng
1. Quy trình đồng bộ hóa khách hàng:
Đồng bộ thông tin khách hàng giữa ERP và hệ thống TMĐT là bước đầu tiên sẽ tạo thêm sự đồng nhất trong trải nghiệm của khách hàng.
Ví dụ: một khách hàng thường mua sắm trên cửa hàng thương mại điện tử của bạn, khách thay đổi địa chỉ giao hàng và thay đổi này phải bắt buộc được ghi nhận trong hệ thống ERP.
Đồng bộ hóa thông tin khách hàng sẽ giúp bạn thúc đẩy các lợi ích như cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, cung cấp cổng thông tin khách hàng tự khai báo và hơn thế nữa.
2. Đồng bộ hóa Sản phẩm / Mặt hàng
Một khách hàng ghé thăm cửa hàng thương mại điện tử của bạn và đặt hàng. Website thương mại điện tử của bạn lấy sản phẩm từ đâu? Các doanh nghiệp thường duy trì tất cả các thông tin sản phẩm cơ bản trong hệ thống ERP. Nếu không có thông tin này (sản phẩm và hàng tồn kho), cửa hàng thương mại điện tử không thể hoạt động hiệu quả.
Ví dụ,
- Bạn là nhà bán lẻ, nơi bạn quản lý thông tin sản phẩm và hàng tồn kho một cách độc lập trong hệ thống thương mại điện tử và ERP của mình.
- Một khách hàng ghé thăm cửa hàng thương mại điện tử của bạn, xem và đặt hàng.
- Sau vài ngày, khách hàng nhận được email thông báo rằng đơn đặt hàng của họ bị hủy vì sản phẩm đó đã hết hàng và thông tin hàng tồn kho không được đồng bộ hóa với hệ thống ERP.
Nếu tình huống này xảy ra thì khả năng rất cao là khách hàng đó sẽ không bao giờ quay lại nữa và thậm chí còn khuyến nghị những khách hàng khác không mua hàng của bạn.
Với sự tích hợp và đồng bộ hệ thống Thương mại điện tử và ERP của bạn sẽ luôn đồng bộ với nhau và bạn có thể rất dễ dàng tránh được những tình huống như thế này.
3. Đồng bộ hóa đơn hàng
Đơn đặt hàng có lẽ là lý do thực sự tại sao hầu hết các doanh nghiệp xem xét we site thương mại điện tử và tích hợp ERP. Có rất nhiều sức mạnh tổng hợp giữa thương mại điện tử và hệ thống ERP liên quan đến đơn đặt hàng - trong khi đơn đặt hàng được chấp nhận trong hệ thống thương mại điện tử và việc thực hiện thực tế xảy ra trong hệ thống ERP.
- Vì hệ thống thương mại điện tử và ERP của bạn không được tích hợp, bạn sẽ chuyển đơn đặt hàng từ hệ thống thương mại điện tử sang hệ thống ERP của bạn theo cách thủ công. Hãy nhớ rằng, do chuyển dữ liệu thủ công, bạn chỉ có thể đồng bộ một số đơn đặt hàng sai giữa hai hệ thống.
- Tích hợp sẽ không chỉ tự động hóa quá trình này mà còn giảm thời gian làm việc giữa các bộ phận và tránh sai sót.
Đồng bộ hóa đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể mở rộng quy mô, cho phép bạn mở rộng sang các thị trường mới, giảm thiểu tình trạng hủy đơn hàng, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, giảm sai sót và chi phí.
4. Chương trình Khuyến mại
Hệ thống thương mại điện tử và ERP xử lý vấn đề này bằng cách xác định các mức chiết khấu giá theo cấp, theo thời gian và số lượng sản phẩm.
Giả sử một khách hàng đặt hàng, nếu thông tin về mức giá chiết khấu có sẵn trong hệ thống ERP không được đồng bộ lên website, sẽ có hiện tượng lệch giá giữa tổng đơn trên website và chiến dịch bán hàng. Điều này sau đó sẽ dẫn đến sự không thống nhất trong sổ sách kế toán và dẫn đến các vấn đề về khác.
Đồng bộ hóa thông tin giá chiết khấu cung cấp trải nghiệm của khách hàng bằng cách cho họ các mức giá đặc biệt, duy trì tính nhất quán trong kế toán.
5. Đồng bộ hóa vận chuyển
Giao hàng là một phần quan trọng của quá trình thực hiện đơn hàng và việc giữ cho khách hàng được thông báo về tình trạng vận chuyển đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Ví dụ: khách hàng đặt hàng trong cửa hàng thương mại điện tử của bạn và nhận được ngày / giờ giao hàng dự kiến. Bây giờ, trong trường hợp nếu khách hàng không nhận được bất kỳ thông tin cập nhật nào về tình trạng đơn hàng hoặc lô hàng thì khách hàng sẽ cảm thấy phải chờ đợi và không rõ thời điểm nhận hàng.
Trải nghiệm tổng thể của khách hàng trong trường hợp này, ngay cả khi bạn cung cấp sản phẩm tốt nhất trong tình trạng tốt nhất với mức giá tốt nhất có thể sẽ không được khách ghi nhận.
Thông qua đồng bộ hóa dữ liệu, đồng bộ hóa thông tin Vận chuyển sẽ giúp xây dựng lòng tin và sự tự tin, cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng, tăng năng suất, v.v.
