Hệ thống tính giá và báo giá tour
Tính giá là một trong những khâu quan trọng nhất trong hoạt động inbound, vì mỗi chương trình tour thường có cấu trúc chi phí phức tạp, bao gồm nhiều dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Hệ thống DMS cần cung cấp công cụ tính giá linh hoạt và chính xác.
Các chức năng chính:
-
Quản lý bảng giá dịch vụ:
-
Khách sạn theo hạng phòng, mùa, thị trường.
-
Xe vận chuyển theo loại xe, tuyến đường, thời gian thuê.
-
Nhà hàng, vé tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm, vé máy bay nội địa…
-
Thiết lập nhiều loại giá:
-
Giá net, giá gross.
-
Giá theo thị trường (châu Âu, Mỹ, Hàn, Nhật…).
-
Giá theo mùa cao điểm, thấp điểm.
-
Tính giá tự động theo số lượng khách:
-
Giá cho đoàn 2–4 khách, 5–9 khách, 10–15 khách…
-
Tự động phân bổ chi phí cố định (xe, hướng dẫn viên).
-
Tính chiết khấu và hoa hồng cho đối tác.
-
Thiết lập markup theo phần trăm hoặc số tiền cố định.
-
Tạo báo giá chuyên nghiệp:
-
Xuất file PDF, Word hoặc gửi trực tiếp qua email.
-
Nhiều mẫu báo giá theo từng thị trường.
-
Hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ.
Nhờ tính năng này, nhân viên kinh doanh có thể tạo báo giá chỉ trong vài phút, giảm đáng kể thời gian xử lý và hạn chế sai sót so với việc tính thủ công.
Quản lý chương trình tour và sản phẩm
Một hệ thống DMS hiệu quả cần cho phép doanh nghiệp xây dựng và quản lý kho sản phẩm tour một cách khoa học.
Các chức năng chính:
-
Tạo và lưu trữ template chương trình tour.
-
Quản lý nội dung chi tiết từng ngày:
-
Phân loại tour theo:
-
Thị trường.
-
Chủ đề (văn hóa, nghỉ dưỡng, MICE, trekking…).
-
Thời lượng (3 ngày, 5 ngày, 7 ngày…).
-
Tái sử dụng chương trình tour để:
Điều này giúp đội kinh doanh tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo nội dung tour luôn đồng nhất và chuyên nghiệp.
Quản lý khách hàng và đối tác (CRM cho inbound)
Trong du lịch inbound, khách hàng chính thường là đại lý nước ngoài, OTA, hoặc đối tác quốc tế. DMS cần tích hợp tính năng CRM để quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả.
Các chức năng chính:
Nhờ đó, công ty có thể theo dõi hiệu quả kinh doanh với từng thị trường và đưa ra chiến lược phù hợp.
Điều hành tour và quản lý dịch vụ
Sau khi tour được xác nhận, bộ phận điều hành cần một hệ thống để quản lý toàn bộ dịch vụ liên quan. Đây là chức năng cốt lõi của DMS.
Các chức năng chính:
Hệ thống điều hành giúp giảm tình trạng thiếu dịch vụ, đặt nhầm hoặc bỏ sót thông tin, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ khách.
Quản lý nhà cung cấp
Trong inbound, công ty phải làm việc với rất nhiều nhà cung cấp như khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, điểm tham quan… DMS cần hỗ trợ quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu này.
Các chức năng chính:
-
Lưu trữ thông tin nhà cung cấp:
-
Thông tin liên hệ.
-
Hợp đồng.
-
Điều khoản thanh toán.
-
Quản lý bảng giá theo thời gian.
-
So sánh giá giữa các nhà cung cấp.
-
Theo dõi lịch sử đặt dịch vụ.
-
Đánh giá chất lượng nhà cung cấp.
Điều này giúp công ty kiểm soát chi phí tốt hơn và lựa chọn đối tác phù hợp.
Hệ thống kế toán và quản lý tài chính
Một hệ thống DMS chuyên nghiệp cần tích hợp các chức năng kế toán để kiểm soát dòng tiền và lợi nhuận từng tour.
Các chức năng chính:
Quản lý doanh thu
Quản lý chi phí
-
Ghi nhận chi phí:
-
Khách sạn.
-
Xe.
-
Hướng dẫn viên.
-
Vé tham quan.
-
So sánh:
-
Chi phí dự toán.
-
Chi phí thực tế.
Quản lý công nợ
-
Công nợ khách hàng.
-
Công nợ nhà cung cấp.
-
Nhắc thanh toán tự động.
Lợi nhuận tour
-
Tính lãi/lỗ theo từng:
-
Booking.
-
Tour.
-
Thị trường.
-
Báo cáo biên lợi nhuận.
Nhờ tích hợp kế toán, ban lãnh đạo có thể nắm rõ hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực.
Hệ thống báo cáo và phân tích
Báo cáo là công cụ giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác và kịp thời.
Các báo cáo quan trọng:
Hệ thống cần cho phép:
Quản lý người dùng và phân quyền
Trong một công ty inbound, nhiều bộ phận cùng sử dụng hệ thống như kinh doanh, điều hành, kế toán, quản lý. Vì vậy, DMS cần có chức năng phân quyền chi tiết.
Các chức năng chính:
Điều này giúp đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát dữ liệu.
Tự động hóa quy trình làm việc
Một DMS hiện đại nên hỗ trợ tự động hóa để giảm thao tác thủ công.
Ví dụ:
-
Tự động gửi email báo giá cho đối tác.
-
Nhắc thanh toán công nợ.
-
Tự động chuyển booking sang điều hành sau khi chốt.
-
Cảnh báo tour sắp khởi hành.
Kết luận
Hệ thống DMS dành cho công ty du lịch inbound không chỉ là phần mềm quản lý tour, mà là nền tảng vận hành tổng thể cho toàn bộ doanh nghiệp. Từ khâu tính giá, báo giá, điều hành, quản lý nhà cung cấp đến kế toán và báo cáo, tất cả đều được tích hợp trong một hệ thống duy nhất.
Việc triển khai DMS giúp công ty inbound:
-
Giảm sai sót trong tính giá và điều hành.
-
Tăng tốc độ phản hồi báo giá cho đối tác.
-
Kiểm soát chi phí và lợi nhuận theo thời gian thực.
-
Chuẩn hóa quy trình làm việc.
-
Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Trong bối cảnh ngành du lịch ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi tốc độ xử lý cao, một hệ thống DMS hiện đại chính là công cụ giúp doanh nghiệp inbound phát triển bền vững và chuyên nghiệp hơn.
